Правильное ведение номенклатуры в торговом учете.
В процессе автоматизации торгового учета на предприятии важным компонентом является качественное ведение справочника номенклатуры. В данной статье мы постараемся дать основную информацию, которая поможет Вам правильно организовать этот процесс у себя в организации.
Ниже приведены аргументы в пользу этого утверждения:
1. Номенклатурная карточка является элементом справочника. Если при ее формировании была допущена ошибка, удалить неверные данные легко и просто не получится. Если некорректная номенклатура была использована в каких-то документах в системе, ее удаление превращается в сложный процесс.
2. Наименование номенклатуры отображается в документах, которые Вы отдаете покупателям, поставщикам и в бухгалтерию. Оно должно четко и однозначно определять товар во избежание ошибок.
3. Если введенная номенклатура уже используется в проведенных документах (поступления, реализации, перемещения и т.д.), то изменение наименования этой карточки повлечет за собой изменения во всех документах, в которых она присутствует, что приведет к ошибкам и конфликтам.
4. Если к номенклатуре привязан штрих-код, некорректные действия приведут к тому, что штрих-код будет не сопоставлен с номенклатурой или сопоставлен с совершенно другой карточкой.
5. В некоторых ситуациях, ввод новой номенклатуры производят несколько человек и, если процесс совместной работы не налажен, могут возникнуть задублированные позиции. Пользователи могут завести один и тот же товар в несколько карточек с одинаковыми или очень похожими наименованиями. Для системы учета это разный товар, соответственно, начинаются проблемы при штрихкодировании, при перемещении товара, при ручном поиске в справочнике и при инвентаризации продукции.
Справочник номенклатуры является одним из основных элементов системы торгового учета, поэтому к ведению этого справочника нужно отнестись с максимальной ответственностью. Именно некорректное ведение справочника номенклатуры может привести к неразберихе в товаре и вообще к неработоспособности всей системы. А когда не работает учет – страдает вся торговля на предприятии.
У любого товара существует ряд признаков, описывающих его. Основные признаки называются «свойства» и описывают особенности этого товара, принадлежность к какой-либо группе и т.д.
Перед тем как начать заводить номенклатуру, нужно продумать набор свойств Вашего товара. Существуют всего лишь несколько общих для всех товаров свойств. Например, наименование, артикул, страна производства, описание товара. Остальные свойства достаточно уникальны для каждой категории товаров, и, если стараться учесть особенности каждой категории товаров, то справочник станет громоздким и очень неудобным для повседневной работы. Правильно установленные свойства помогут в дальнейшем удобно заводить номенклатуру и строить аналитические отчеты, применяя фильтры по значению этих свойств. Также не стоит забывать о том, что карточка номенклатуры зачастую используется для выгрузки в интернет-магазин. Правильно подобранная и скомпонованная информация способствует продвижению магазина в поисковых системах и уменьшает расходы на SEO и рекламные кампании в поисковиках.
У некоторых групп товаров также могут быть признаки, называющиеся «характеристики». Характеристики применяют тогда, когда один и тот же товар может иметь разные цвета или размеры. Если не применять характеристики, то на каждое сочетание цвета и размера пришлось бы заводить свою номенклатурную карточку, что сразу увеличит объем справочника, и сделает работу с ним тяжелой и неудобной.
Рассмотрим наш кейс в товарной категории «Одежда», как пример корректного заведения номенклатуры.
Мы выявили характерные свойства для этой категории: пол (муж., жен.), тип (куртка, пальто, платье, брюки), внешний материал (шерсть, кожа, хлопок), подкладка, утеплитель, длинна, сезон, коллекция, стиль.
Также одежда характеризуется такими параметрами как размер и цвет изделия. Соответственно, для этой товарной категории, необходимо добавить характеристики: цвет и размер.
Значит, если описывать группу товара «Одежда», необходимо указывать в карточке номенклатуры типовые свойства: артикул, название, страна производства, описание товара, пол, тип, внешний материал, подкладка, утеплитель, длинна, сезон, коллекция, стиль, и характеристики: цвет, размер.
Для обуви можно указать следующие свойства: артикул, название, страна производства, описание товара, пол, тип, материал, стелька, подошва и характеристики: цвет.
Для других групп, включая промтовары и продукты питания, набор свойств и характеристик будет свой.
Правильно настроенная система торгового учета автоматически присвоит каждому сочетанию товара и его характеристик свой уникальный штрих-код, для дальнейшей автоматической идентификации товара при продаже, инвентаризации, перемещении и т.д.
Свойства товара можно применять для автоматического формирования названия номенклатуры. Удобно выбирать из справочника уже готовые значения свойств, и при этом настроить автоматическое формирование наименование товара, однотипно для всей номенклатуры, исключая ошибки ручного ввода.
В самом начале стоит задуматься о том, по какому принципу будет формироваться наименование товара. Очень удобно, когда в названии указывается артикул изделия. Следует учитывать, что при поиске определенной позиции, большинство простых систем (включая Excel) будут искать соответствие по началу строки. Соответственно, удобно располагать артикул в самом начале наименования. Артикул должен быть уникальным для какой-либо позиции, иначе это затруднит поиск. Если же на вашем товаре не указан артикул, то правильно настроенная система торгового учета позволит сгенерировать его автоматически. Это очень удобно и в дальнейшем позволит избежать путаницу в остатках. Помимо этого, такой принцип наименования товара используется в большинстве популярных торговых площадках. Если Вы планируете выводить свою продукцию на этот рынок, Вам придется формировать прайс-листы в форматах, которые требуют торговые площадки. Поэтому гораздо эффективнее сразу наименования в общепринятом формате, чтобы избежать дальнейших трудозатрат на их переработку.
Также в наименование товара стоит включить основные свойства товара, такие как тип, пол. В накладную или в этикетку обязательно должны попадать все характеристики товара, такие как цвет и размер, иначе не получиться точно идентифицировать товар. В таком случае и Вашим продавцам, и Вашим покупателям будет гораздо проще ориентироваться в магазине.
В итоге, наименование товара должно содержать тот минимум сведений, который позволит точно узнать его основные свойства и безошибочно идентифицировать нужную позицию, а в самой карточке товара должны содержаться сведения, которые позволят получить максимально подробные сведения о товаре, настроить фильтрацию в отчетах, анализах и организовать удобный поиск на сайте, если настроена выгрузка в интернет магазин.